5 lưu ý khi vận chuyển hàng hóa logistic lạnh đi Úc

1. Chuẩn bị giấy tờ & chứng nhận y tế/cơ quan thực phẩm 

• Giấy chứng nhận y tế (Health Certificate): Đây là chứng nhận bắt buộc đối với các sản phẩm có nguồn gốc động vật. Giấy này xác nhận rằng sản phẩm của bạn đã được kiểm tra và đáp ứng các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm. Tùy thuộc vào loại sản phẩm (ví dụ: thủy sản, thịt), giấy chứng nhận này sẽ do Cục Thú y hoặc cơ quan chức năng tương đương cấp.

• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate): Đối với các sản phẩm có nguồn gốc thực vật, giấy này xác nhận rằng lô hàng không chứa các loại sâu bệnh, côn trùng hoặc các tác nhân gây hại khác có thể ảnh hưởng đến hệ sinh thái của Úc. Giấy này thường do cơ quan bảo vệ thực vật cấp.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Chứng từ này giúp xác định nguồn gốc của hàng hóa. C/O là một tài liệu quan trọng để hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do giữa Việt Nam và Úc, giúp giảm chi phí nhập khẩu.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, giá trị và các điều khoản giao dịch. Hóa đơn phải được lập chính xác, rõ ràng, phù hợp với các chứng từ khác.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết số lượng, trọng lượng và cách đóng gói của từng kiện hàng. Phiếu đóng gói giúp hải quan dễ dàng kiểm tra và đối chiếu hàng hóa.
• Vận đơn (Bill of Lading - B/L): Là chứng từ xác nhận việc lô hàng đã được nhận bởi hãng vận chuyển và là bằng chứng về hợp đồng vận chuyển.

2. Đóng gói phù hợp nhiệt độ (dry ice hoặc container lạnh) 

• Ứng dụng: Phù hợp với các lô hàng nhỏ, vận chuyển bằng đường hàng không và cần duy trì nhiệt độ đông lạnh sâu trong thời gian ngắn. Đá khô (Solid ) có khả năng duy trì nhiệt độ rất thấp (−78.5∘C/−109.3∘F) và không để lại nước khi bay hơi.
• Lưu ý: Cần đóng gói cẩn thận trong các thùng xốp cách nhiệt chuyên dụng và tuân thủ nghiêm ngặt quy định về an toàn hàng không (IATA). Hàng hóa phải được bao bọc kỹ lưỡng để tránh tình trạng "sốc lạnh" khi tiếp xúc trực tiếp với đá khô.

• Ứng dụng: Đây là giải pháp tiêu chuẩn cho các lô hàng lớn vận chuyển bằng đường biển. Container lạnh có hệ thống máy móc để duy trì nhiệt độ cài đặt trong suốt hành trình từ −25℃ đến +25℃  tùy thuộc vào yêu cầu của từng loại sản phẩm.
• Lưu ý: Cần đảm bảo lô hàng được đóng gói và xếp vào container một cách khoa học. Các thùng hàng không được xếp quá sát nhau để không khí lạnh có thể lưu thông đều khắp container. Đồng thời, phải kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống máy lạnh, thiết lập nhiệt độ và ghi chép nhiệt độ liên tục trước khi xuất phát.

3. Kiểm tra quy định nhập khẩu Úc (hải quan, kiểm dịch) 

• Cơ quan An ninh Biên giới Úc (Australian Border Force - ABF): Đây là cơ quan phụ trách các vấn đề về thủ tục hải quan, thuế và an ninh quốc gia. Bạn cần đảm bảo các chứng từ hải quan của mình chính xác và đầy đủ để lô hàng được thông quan nhanh chóng.
• Bộ Nông nghiệp và Tài nguyên nước Úc (Department of Agriculture and Water Resources - DAWR): Đây là cơ quan kiểm soát các vấn đề về kiểm dịch. DAWR có quyền kiểm tra, xử lý và tiêu hủy bất kỳ lô hàng nào bị nghi ngờ hoặc vi phạm các quy định về an toàn sinh học.

• Hàng hóa bị cấm hoặc cần giấy phép đặc biệt: Úc có một danh sách dài các sản phẩm bị cấm hoặc cần giấy phép nhập khẩu đặc biệt. Ví dụ, một số loại hạt giống, thực phẩm tươi sống, sản phẩm từ sữa và các sản phẩm có nguồn gốc thực vật/động vật nhất định có thể bị hạn chế.
• Kiểm tra BICON (Biosecurity Import Conditions): Trước khi xuất hàng, bạn nên truy cập cơ sở dữ liệu BICON của DAWR. Đây là công cụ hữu ích nhất để tra cứu chính xác các yêu cầu kiểm dịch cho từng loại sản phẩm, bao gồm điều kiện xử lý, chứng nhận cần thiết và các quy định khác.
• Chi phí kiểm tra: Khi lô hàng đến cảng, DAWR có thể yêu cầu kiểm tra ngẫu nhiên hoặc kiểm tra bắt buộc. Các chi phí phát sinh từ việc kiểm tra, làm thủ tục, lưu kho hoặc xử lý sẽ do người nhập khẩu (hoặc người xuất khẩu) chi trả.

4. Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp (Air vs Sea) 

• Vận chuyển bằng đường hàng không (Air Freight):
  • Ưu điểm: Tốc độ là ưu điểm vượt trội nhất. Thời gian vận chuyển từ Việt Nam đến Úc chỉ mất vài ngày, giúp sản phẩm đông lạnh được bảo quản trong thời gian ngắn nhất. Phương thức này phù hợp với các mặt hàng có giá trị cao, dễ hư hỏng, hoặc cần gấp.
  • Nhược điểm: Chi phí rất cao, thường tính theo trọng lượng hoặc thể tích của lô hàng. Phương thức này cũng có giới hạn nghiêm ngặt về khối lượng và kích thước. Hơn nữa, việc sử dụng đá khô trong vận tải hàng không cũng phải tuân thủ quy định riêng về an toàn.
• Vận chuyển bằng đường biển (Sea Freight):
  • Ưu điểm: Chi phí thấp hơn rất nhiều so với đường hàng không, phù hợp với các lô hàng lớn có khối lượng và kích thước không giới hạn. Phương thức này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí logistics lạnh đi Úc khi cần xuất khẩu số lượng lớn sản phẩm.
  • Nhược điểm: Thời gian vận chuyển dài hơn, có thể mất từ 15-25 ngày tùy thuộc vào lịch trình của hãng tàu và cảng đích. Do đó, phương thức này chỉ phù hợp với các mặt hàng đông lạnh có thời gian bảo quản dài và không yêu cầu giao hàng gấp.

5. Chọn hãng vận chuyển uy tín, theo dõi nhiệt độ và tracking liên tục

• Kinh nghiệm và chuyên môn: Chọn một công ty có kinh nghiệm lâu năm trong việc xử lý hàng đông lạnh và có sự am hiểu sâu sắc về các quy định hải quan và kiểm dịch của Úc. Họ sẽ biết cách xử lý các tình huống bất ngờ và tư vấn giải pháp tối ưu nhất cho lô hàng của bạn.
• Hệ thống cơ sở hạ tầng: Đảm bảo hãng vận chuyển có hệ thống container lạnh hiện đại, được bảo trì tốt và có khả năng duy trì nhiệt độ chính xác. Đồng thời, họ cần có mạng lưới đối tác đủ mạnh tại cảng đích để việc thông quan và phân phối diễn ra nhanh chóng.
• Công nghệ giám sát nhiệt độ: Đây là một trong những tiêu chí quan trọng nhất. Hãng vận chuyển uy tín sẽ cung cấp các giải pháp giám sát nhiệt độ và định vị (tracking) liên tục cho lô hàng. Các thiết bị ghi nhận nhiệt độ (data logger) sẽ được đặt trong container để ghi lại toàn bộ lịch sử nhiệt độ. Dữ liệu này không chỉ giúp bạn theo dõi chất lượng hàng hóa mà còn là bằng chứng quan trọng trong trường hợp có tranh chấp.
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng: Một hãng vận chuyển chuyên nghiệp sẽ luôn chủ động cập nhật tình trạng lô hàng và sẵn sàng hỗ trợ bạn khi có vấn đề phát sinh.